控制合同签订风险，建立合同管理规范

  合同管理规范是指企业制定并实行的关于合同管理的一系列规范性文件及
制度的总称。合同管理规范是企业管理合同的制度性约束，主要是约束企业自
己内部签订和履行合同的全过程，这些制度在合同管理中成为经常大量使用的
规则。通过合同管理规范的实施，提高合同管理能力，控制合同法律风险，预
防合同纠纷。合同管理规范是一个企业内部制定的约束性合同管理规则，只约
束制定一方，不约束其他方。但如果合同各方当事人都建立合同管理规范，合
同签订、履行就会走向更加规范化的道路，合同秩序就会得到极大改善。
    合同管理规范不具有统一性，每个企业制定规则的内容也不尽相同，都是
根据本企业的需要制定的，它既是企业管理规则的一部分，又是企业控制合同
法律风险的基本措施。尽管各企业合同管理规范不具有统一性，但许多企业在
管理规范的内容上还是很接近的，比如，甲企业需要实行合同审查制度，乙企
业也会要求实行合同审查制度。甲企业需要制定合同签约规范流程，乙企业也
需要制定合同签约规范流程。规范的共性，可以反映企业的客观要求。因此，
尽管各企业合同管理规范制定不一样，但有很多共性。一个好的合同管理规范
不但甲企业可以使用，乙企业也同样可以使用。
    合同管理规范在企业管理中居于重要地位，合同是企业对外交往的平台，
与外部的经济往来全靠合同联络，它既是企业经济输入通道，又是经济输出
通道。从现代企业管理来说，合同管理规范对于企业绝不是可有可无，而是
必须具备，它直接关系到企业经济活动的安全与否，在某种程度上决定着企
业的生存和发展。
    合同管理规范主要包括：合同签约对象合作制度、合同签批流程、合同文
本使用制度、合同审查制度、合同公章使用保管制度、合同担保制度、合同监
督预警机制、合同档案保管制度、合同风险处理制度以及后合同管理制度等。
这些制度的建立，共同构成了合同管理规范。合同管理规范实质上是一系列合
同管理制度的配套组合。

    (1)合同签约对象合作制度
    主要是以制度的方式确立什么样的对象可以合作，什么样的对象不可以合
作，因而合作对象应有一定的条件。例如，合作对象需要具备一定的经济实力、
技术实力、产品质量、企业信誉等，从而把不合格的合同主体排除在合作之外。
合同签约对象合作制度，实质是对合同主体资格的认定，企业合同管理制度规
定不可以与之签订合同的主体，在选择合作目标时就将其淘汰了，在主体资格
筛查上坚持零风险，这是控制合同法律风险的第一道关。
    (2)合同审查制度
  是指无论是企业自己起草的合同，还是对方提供的合同文本，或者是双方
同意选择使用的范本合同，都应对合同进行审查，不可以不审查就签订，审查
制度既是签订过程的内部流程，也是合同管理的重要组成部分。
    (3)合同公章使用管理制度
    是指企业规定在什么情况下可以使用公章，在什么情况下不可以使用公章，
合同公章使用实行审批制度。企业合同公章保管人对合同公章存放、保管，负
有保管和防盗的责任。制定合同公章使用管理制度，可以防止乱用合同公章行
为，防止不适当地使用合同公章给企业带来不必要的风险。
   ( 4)合同担保制度
  是企业管理重要制度之一。企业都应制定合同担保制度，以制度的方式规
定什么情况下可以担保，什么情况下不可以担保。用企业制度确定担保范围、
担保方式，防止企业高管人员滥用职权对外担保，给企业带来担保风险。合同
担保制度对企业来说特别重要，担保稍有闪失就会招来横祸，轻则企业承担保
证责任，重则导致企业难以生存。如果以制度的方式把担保规范起来，就减少
了企业担保行为的发生，从而使风险降低。
  (5)合同档案管理制度
  是指在合同履行结束后，由专门部门和专门人员保管合同，包括电子文档
和纸质文档。合同档案保管主要是方便对合同的查阅，如果产生纠纷，合同档
案就成了打官司的极为重要的证据。如果档案保管不好，例如合同丢失了，或
不知道在哪个部门和哪个人手里，打起官司会很被动。不了解合同内容就无法
判断合同的权利义务关系，很容易在诉讼中败诉。因此，合同档案管理至关重
要。一个企业如果没有合同档案管理制度，合同管理就会出现混乱，包括合同
丢失、泄密和合同被滥用等，看似不重要的合同档案管理，同样会给企业带来
法律风险。控制此类法律风险的主要方法就是明确合同管理人员的职责，规定
合同借阅的审批程序，实施合同管理责任追究制度，对合同保管情况实施定期
和不定期检查等，使合同管理处于有序之中。
    (6)合同风险处理制度
    也可以叫合同风险救济制度，是指当企业出现合同风险时如何处理的制度。
合同风险处理制度是企业管理制度的重要组成部分，企业遇有合同风险应当按
此制度处理。合同风险包括合同违约、合同损失、合同免责、合同诉讼、对方
当事人下落不明、不可抗力因素，重大项目谈判破裂等。在合同风险处理制度
孛一般都规定了发生风险的情形和处理办法，如果发生了这些风险，采用所规
定的办法处理和应对，不至于遇事处理没有头绪和滥作决定。
    (7)后合同管理制度
    是指合同履行结束后对合同的后期管理。合同履行结束，标志着合同权利
义务履行完毕，合同双方权利义务关系终止，每一方当事人不必再为履行合同
担忧。但此时合同当事人并不是可以高枕无忧了，仍然肩负着一定的后合同附
随义务，即在合同终止以后而发生的通知、协助、保密、说明、保护等各种义
务，这是合同当事人依据诚实信用原则所应负担的义务。合同当事人违反后台
同附随义务给对方当事人造成损失的，也应当承担损害赔偿责任。通常合同都
设定履行期限，履行期限届满，合同即告终止。合同终止以后，任何一方都还
负有保密义务，如技术培训合同，接受培训的一方，在掌握了技术后，不能私
自将技术传授给他人。提供技术或设备的一方，在合同结束后，如果购买设备
的一方对设备使用还有不明白的地方，提供设备的一方应该给予说明，而不能
以合同已经结束为由加以拒绝。
    企业在制定合同管理规范时，应当建立上述合同管理制度，在经过一段试
用后，最好加以完善，可以由自己完善，也可以聘请专业人士帮助完善。完善
这些制度就是从各方面堵住漏洞，增加其严密性，使合同管理制度真正发挥预
防风险的作用。
    建立合同管理规范，应当由专人负责起草各项合同管理制度，起草包括草
拟文本，也包括收集其他单位的范本加以修改。合同管理各项制度起草后，交
由总经理办公会讨论，由总经理办公会讨论通过。各种合同管理制度在通过前，
应征求企业各有关部门的意见，在广泛征求意见并经修改后再交总经理办公会
讨论。如果合同管理各项规章制度被通过，应当进行公示，使全体人员都知道
和了解这些制度，必要的时候也可以举办制度实施说明会，由专家讲解制定制
度的目的和使用方法，使全体人员不但了解制度，更重要的是执行制度，让制
度在合同管理中真正发挥作用。
    建立合同管理规范，对合同管理的分析、策划、组织、程序、履行、检查、
清理等作出明确规定，成为企业合同管理的标准，着力构建科学、实用、合理
的合同管理规范，是对企业合同管理体系的重大考验。