合同管理机构

    合同管理机构是企业内部依照职权分工做出合同管理行为的各有关部门。只有建立健全的合同管理机构并配备好合适的合同管理人员，明确各个机构和人员的权力、责任，合同管理工作才可能发挥其防范风险的作用。企业合同管理是一门实践性很强的课程，只有通过机构和人员的实际操作，才能落到实处。

    然而，合同管理的操作不同于某些单纯的技术，合同管理工作光靠企业个别人员是操作不起来的，合同管理工作第一步就是要确定专门管理合同的机构。这个机构由一系列互相衔接、互相监督、互相制衡、共同协调行动的流程环节所组成，对于不同的合同，可能要经过不同的环节和部门。不设置相应的管理机构与人员，合同管理就不可能进行；设置了相应的管理机构和人员，但权力和职责不明确，分工不合理，合同管理工作就不可能达到预期的目标。只有按照合同管理工作自身的规律，结合企业的实际情况设置相应的机构、配备合适的人员、合理分配并明确各部门和各岗位权力和职责，才能够最大限度地发挥合同管理的效能，为企业最有效、最稳妥地实现生产经营的目标服务。

一、配备原则

    (一)因事设人原则

    首先，合同管理机构设置和人员配备必须与合同管理实际工作流程的各个环节相呼应，有事设人，无事不设，避免浪费。

    其次，从合同管理工作的实际需要出发，形成一个常设机构、专职人员、兼职人员与临时外聘法律顾问相结合的、灵活机动的用人机制。合同管理流程是一个动态的过程，它不仅在实现合同的各个不同阶段的管理上是动态的，而且对于各种不同的合同也有相应的不同的管理流程。这些流程所体现的合同管理环节是不一样的。因此，我们设置这些部门和配备相应人员的时候必须结合企业的具体情况：对于一般的日常合同管理，企业应当设置专门机构，配备专职人员；对于金额巨大或者性质特殊的重大合同的管理，企业的合同管理机制中应当有一个适时征求专家意见或者聘请外部专业人员提供专业咨询的功能。

    (二)权责明确原则

    这个原则要求明确各个相关部门的权力和责任的边界和互相衔接关系，部门和部门之间的权力和职责既要互相监督和制约，又要相互配合相互弥补，不要产生交叉和冲突，也不要出现无人负责的空白地带；同时在一个部门内部也要明确各个岗位之间的权力和职责的边界和互相衔接关系，不要出现相互冲突。既要避免权力之间的争抢，又要避免职责之间的推诿。在确定每一个部门、每一个岗位之间的具体权力和职责时，要贯彻权力细分的管理方法，将职责和权力分得越清晰、越彻底、越细致越好。

    权责明确原则还要求权责相适应。工作任务和标准确定后，适当的权力就是保证工作按标准完成的保障。

    权力与责任应当在性质上相适应。从实质上说，权力与职责是一个事物的两个方面。权力是现象，职责是本质。职责是决定因素，职责决定权力，反过来，权利背后是责任。因此，我们在为合同管理人员设定权力范围时。还应当为他设定与该权力相适应的职务责任。

    权力与责任还应当在份量上相适应。权大而责轻，容易导致职权的滥用，不能合理追究有关人员的责任；权小而责重，既使责任者没有足够的权力保证任务的完成，又容易使责任者承担不应当承担的责任，挫伤工作人员的积极性。因此，在为、机构和岗位设置权力和责任时，应当认真研究权力和责任之间的内在相关性，合理配置。

    (三)精干高效的原则

    精干高效原则要求企业在机构设置和人员配备上尽量节约，避免人浮于事。

二、机构框架

    企业的合同管理部门与其他部门应当是一个有机的整体，合同管理部门包括合同主办部门、合同审核部门、合同监督部门和合同审批部门

    (一)合同主办部门

    合同主办部门负责合同起草、合同谈判和合同签署的全过程，是企业中负责特定合同的业务部门。例如负责与发包方签订建设工程总承包合同的建筑企业的工程部、负责与装修公司签订建筑企业办公楼装修合同的后勤部、负责与职工签订劳动合同的人力资源部等，都是合同主办部门。

    合同主办部门职责包括：

    (1)对合同相对方主体资格和资质进行审查；

    (2)组织合同、项目谈判；

    (3)负责合同文本起草工作；

    (4)负责合同文本审查会签的流转；

    (5)办理授权委托申请；

    (6)组织、监督合同履行；

    (7)负责合同档案的整理及移交；

    (8)制定和落实合同保密措施；

    (9)根据法定代表人的指示或者根据本部门职权确定合同承办人。

    (二)合同审核部门

    合同审核主要是就合同内容是否符合法律法规的规定、是否违反法律法规的强制性规定、双方权利义务是否符合公平原则、结构是否完整、表述是否严谨确切、是否存在歧义、是否存在漏洞进行审核，因此该项工作要由企业法律部门进行。

    合同审核部门就是企业的法律部或者履行同样职责的法律和合规部、政策法规部、办公室等部门。该部门既有企业内部专职法律人员和公司律师组成，又可以外聘律师作为企业常年法律顾问协助工作。

    合同审核部门具体职责如下：

    (1)拟订合同管理制度；    ‘

    (2)负责办理签订合同授权委托的有关事宜；

    (3)负责合同编号、统计、备案；

    (4)管理合同专用章；

    (5)合同的法律审查；

    (6)参与公司重大合同的谈判；

    (7)监督合同依法签订和履行；

    (8)负责协调与办理重大合同签订过程中的外聘律师工作；

    (9)参与合同纠纷的调解和处理，负责合同纠纷仲裁或诉讼的外聘律师工作：

    (三)合同监督机构

    合同监督就是对合同签订、履行的全过程进行的监督。

    合同监督部门主要包括企业内部审计部门和纪检监察部门，内部审计部门的工作包括：对重大合同谈判、签订、履行、变更、解除等事项实施审计；对重大合同履行中出现的失控点和违法、违规、违纪情况，提出审计意见或审计建议。纪检监察部门的职责包括：依据国家法律、行政法规和企业管理制度，对合同的谈判、签订、履行、变更、解除等事项实施全过程监察；对合同管理中出现的违法、违规、违纪情况进行调查处理，提出监察建议或监察决定。    ．

    (四)合同审批部门    ．

    合同审批就是讲经过上述环节通过的合同文本提交拥有相应职权的部门或领导最后审查并批准签署的行为。通常根据合同重要程度、性质、金额由企业内部制度规定授权对象。通常包括如下层级：部门负责人；主管副总经理；总经理；董事长；董事会；股东会(或股东大会)。   

    (五)发文归档部门

    发文归档部门的作用主要是对已经批准签署的合同正式用印寄发并将原件归档保存。企业印信代表企业在签署法律文件时使用，应当制定严格的印信管理制度，防止随便使用。企业印信应由专门人员管理，并在使用中履行严格的审批程序和登记制度。印信的使用应和合同的审批实行两权分离、立相制衡。

    合同签署后，在谈判、签署和履行的整个过程中形成的所有的文字材料、录音录像、电子文档等资料的原件，应当由档案管理员统一整理归档，以备查阅。这些档案是今后处理合同履行中的争议和纠纷的重要依据和证据，也是企业通过分析有关资料、完善合同管理工作的依据，无论对企业、对客户、对股东、对政府都具有重大的意义，应当妥善管理。

合同管理人员

    “人员到位”不仅意味着合同管理的各相关部门要有人，而且意味着这些人员具有与其职责相适应的素质和能力"  

一、各部门人员配备

    (一)合同主办部门  

    通常是指企业内各业务部门和处室，各部门应配备两种人员：精通本部门业务的合同起草人员和熟悉合同法、文字水平较高的合同专员。 

    1、有迅速判断对方履约能力的经验；能够起草切合实际，防范主要法律风险的合同草案。

    2．合同业务员。

    (1)工作认真；

    (2)有基本的法律知识；

    (3)文字功底好，能对合同草案进行初步修改。

    3．合同谈判人员。

    1．善于从宏观上把握所签合同，能充分领悟企业战略及合同在企业战略中的地位；

2．有一定的领导能力； 

  3．有较高的沟通协调能力；

    4．口才好，善于把握谈判中的机会，为企业争取最大的利益。

    (二)合同审核部门

     1．合同审查员。

    (1)性格和心理素质要求。

    敏而好学，不耻下问。对于合同中涉及的新鲜事物能够通过各种途径寻找答案虚心向业务人员求教业务知识、业务背景、工作流程等合同相关知识和经验；好学深思，善于思考，能够把相关事物联系起来，善于发现问题；思维严谨、缜密、理智、全面。

    (2)知识结构要求。

    具有扎实的法律专业理论知识，精通法律事务，不但熟悉《合同法》、《担保法》等与合同直接相关的法律法规，而且熟悉企业经营管理的专业领域的法律法规，熟悉诉讼法和诉讼程序。理论联系实际，能够活学活用，将法律知识和经营实践相结合。

   (3)工作作风要求

    谦虚、谨慎、耐心、细致、勤恳。

    2．法律部负责人。

    (1)性格和心理素质。

    应当有更强的责任心和勇气，缜密而不优柔，果断而不草率，情绪稳定，持之以恒；勇于承担职务上的风险和责任，脚踏实地，精益求精。必须掌握一定的财务会计知识，掌握相关法律、法规、纪律，熟悉监督流程和办理流程。善于发现合同签订、履行过程中的违法、违纪问题。

   (3)工作作风要求。

   能够经受腐蚀、拉拢、说情风的考验，顶住压力，坚持依法监督，依法办案。

  (四)合同审批部门

  合同审批部门和人员手握重权，身担重任。勇于承担责任是他们应当具备的特殊素质。

   1．部门负责人。

  (1)本部门工作的专家；

  (2)能够领导本部门全体员工完成部门工作任务和工作目标；

  (3)能够从本部门角度为企业领导提供决策支持；

  (4)良好的沟通协调能力；

   2．副总经理。

    (1)是所分管业务方面的专家，并且对企业该项业务在市场上的竞争地位有清楚的认识；

    (2)充分了解公司战略，对所签合同对企业各方面的影响有全面的考量；

    (3)重视法律，充分听取法律部门的意见；   

    (4)果断决策，勇于承担责任。

    3．总经理。

    (1)对企业战略有全局的长远的计划，在企业经营范围所及领域不但是业务上的专家，而且对企业经营范围内各方面的业务有宏观上的把握；

    (2)对企业合同在公司总体战略上的作用有通盘的考虑；

    (3)能充分听取分管副总经理的意见，作风民主，有协商习惯，善于让下级分管领导发挥自己的特长为自己的决策服务；

    (4)重视法律部门意见，在法律问题上谨慎持重；

    (5)作为企业最高行政长官，能冷静对待权力，充分认识重大权力背后的重大责任并随时准备为自己行使权力的行为承担责任。

    4．董事长。

    董事长是股东选举的、对外代表公司、对内代表股东利益的公司执行机构负责人，往往担任企业的法定代表人，其素质应当是最全面的。从合同管理的角度讲，董事长除了应当具备副总经理、总经理应当具备的素质外，还应当时刻考虑企业出资人的利益的领导人。一般来说，需要董事长审批的合同一定是重大合同，因此，董事长不但要充分考虑总经理和公司相关合同主办部门、法律审核部门的意见，还要在必要的时候听听外部专家的意见，以做出正确的决策。

    作为公司执行机构成员的董事需要具备的素质和董事长一样，而公司权力机构股东会的成员——股东们则需要按照公司法和公司章程的规定行使自己的表决权，在正常情况下，充分信赖和支持公司内部决策部门的工作就足够了，而在特殊情况下，才需要采取补救的措施改变公司运行的方向。

    图示：

    机构框架及人员构成

 合同管理培训

    人才不是静止不变的，而是需要随时充实所需的各种知识和技能，以适应合同管理工作所处的政策、法律和社会环境的变化，否则，知识过时就会发生“刻舟求剑”的误区。为了防患于未然，企业需要经常对企业合同管理人员进行培训，包括法律法规和案例的培训，也包括实际合同起草、审查、谈判、签订业务实际操作的培训。

    一、业务部门培训

对业务部门的合同管理培训主要放在实际操作上，结合业务部门常用合同的具体条款进行讲解，结合实际工作中发生的问题进行讲解，结合案例进行讲解，不必十分系统，只要及时根据实际工作需要召集相关业务部门人员进行及时培训就能收到预期的效果。

    因为业务部门人员的特点是业务熟练，但是往往缺乏系统的法律知识，所以单纯讲理论可以说几乎没有一点用处，因为很多法学术语如果不结合实际案例他们理解起采很困难，所以结合实际反而培训效果好。

    下面是笔者担任企业法律顾问时的一个实例，就是因为当时发现业务部门报到法律部的合同审查稿的质量太差，甚至出现大量文字错误，这种现象表现出业务部门的合同起草人员过分依赖法律部，无端加重了法律部门的工作量，降低了审核工作效率，在此情况下，决定召集业务部门的合同起草人员和合同专员进行基本合同培训。以下是合同审查培训稿：

    今天主要跟在座的各部门合同经办人员谈一下在合同审查中遇到的一些共性的问题，供大家讨论和参考。

一、关于违约责任

    (一)违约责任要明确

    关于合同对方的违约责任，我们在审查时发现，有一份合同约定为“依法承担违约责任”，这样的约定操作起来很困难，需要我方提供严格的证据。举例来说，如约定为“乙方每迟延履行合同义务一天，承担合同价款万分之五的违约金”，就很月确，容易操作。

    (二)违约金的上限

    有的合同中约定了违约金的计算方法，但没有上限，由此计算的违约金可能远远大于违约给对方造成的损失。对于我们的违约金，最好约定一个上限，比如“违约金不得超过合同价款的10％”。

    二、关于合同标的

    合同标的是合同双方交易的对象，一定要明确。

    例如，买地板砖，一定要明确约定什么品牌、什么产地、什么规格、什么型号、什么颜色等等特征，避免出现歧义。一定要想到，合同中的约定还有没有可能产生歧义，对方还有没有利用合同漏洞以次充好的空间，如果有，那就再明确；如果没有，那就行了。

    合同标的要和合同的价款形成一一对应关系。有的合同所附的价格表中列出了“其他”的项目，有金额，但是不知道它对应的是什么产品或者服务，我们就要求对方列明，看看是否合理，或者删除这一项费用。  

    三、关于合同终止的条件

    有的合同约定“任何一方有权行使解除权，解除本合同”，但没有约定行使解除权的条件，这样的约定就过于宽泛了，建议明确约定解约条件或者删除本项。

    四、关于合同前后表述要一致 

    比如有的合同中对于我方，一会叫买方，一会儿叫“招标人”，要统一说法。

还有的合同在合同生效时间上前后不一致，一个地方说双方签字盖章之日起生效，一个地方说从某年某月某日起生效，而且这两个时间明显不一致。

    关于合同期限，一个地方说从某年某月某日到某年某月某日，一个地方说总共几个月，两个期限不一致。

    所有这些地方都需要保持合同的一致性，避免出现自相矛盾。

    五、关于合同中的空白项

    合同条款中有些项目仍为空白，建议填写完整，不留空白，不需要填写的请用斜线划掉。

    六、关于侵犯第三方权利的免责

    合同可能涉及侵犯第三方知识产权的，建议约定我方“支付的价款中已经包含产品(或者服务)使用的全部知识产权的使用权，如果发生任何第三方提出侵犯其知识产权的主张或者诉讼，由乙方(合同相对方)负责解决并承担全部法律责任”。

    七、关于争议解决

    可以选择诉讼或者仲裁。如果选择仲裁，要明确在哪个地方哪个仲裁委员会仲裁。如果选择诉讼，尽量选择我方所在地法院管辖，法院的独立性在现实中还受到方方面面的干扰，要尽量避免由外地的法院管辖。

    八、关于在新闻媒体上公告

    有的合同约定，我们违约的，对方要在新闻媒体上公告。万一不小心违约了，导致它给你曝光，这对我们影响太大了。所以这样的条款建议一定要删除。

    九、关于合同份数

    有的合同约定“合同副本共5份。发包人2份，承包人2份”，这里有两个问题：l．光有副本，没有正本；2．副本5份，双方各持两份．剩一份不知哪里去了。所以，要约定为“合同正本两份，双方各持一份；副本共5份。发包人2份，承包人2份，向主管部门某某局备案l份”。

    十、关于文字、标点符号、条款序号

    这类错误是最常见的错误，请大家给予高度重视。

    有时候在电脑上起草或者修改合同时，很容易出现错别字，如果在关键位置，意思就完全不同了。例如在跟某非洲石油公司谈判中，双方争了很久，就是为了一个字“不”。合同原文是“在某某情况下，某非洲石油公司承担赔偿责任”，他们要加一个字“不”，变成了“在某某情况下，某非洲石油公司不承担赔偿责任”，这一个字可能价值千金呐。

    标点符号，有的地方用错一个可能不会产生歧义，也不会对双方的权利义务产生实质性影响，有的时候却会导致意思完全不同。例如合同约定，“甲方承担运输费，保险费、装卸费、仓储费由乙方承担”，保险费是由乙方承担的，如果把保险费后面的顿号错写成了句号，就成了甲方承担保险费。所以，标点符号也要给予足够的重视。

    条款的序号，特别是在用合同范本时，根据需要删除了一些条款后，容易出现，比如通用条款部分作了删减，序号相应进行了调整，可是合同其他条款对那些已经删除了的条款或者序号有变化的条款的引用还是使用原来的条款序号，就会出现引用上的错误。

    怎么发现文字、标点符号和序号的错误?有一个好办法，就是打印出来，冷眼看，就容易发现错误，也避免了由于手一哆嗦出现的无心之过。

    因为在座大家作为合同承办人员，属于和对方沟通的第一线，比我们沟通更便利，如果把这些问题解决在送审之前，就可以避免我们提出意见后返工，提高工作效率!

    这种培训，范围可大可小，时间可长可短，关键是要及时，要切合实际，要解决实际问题。

二、法律部门培训

    国有企业按照国资委的要求是需要法律人员持证上岗的，就要对他们进行上岗资格证的培训，民营企业没有这方面的要求，但是对本企业的法律部工作人员进行法律法规的培训也是十分必要的。

    培训什么呢?与业务部门的培训不同，法律部工作人员是具有一定法学、法律知识基础，培训要更加专业、系统和具有一定的深度，要有计划地使企业各级法律部门的工作人员通过培训深刻领会、理解和掌握国家最新颁布的与企业相关法律、法规、规章和规范性文件，并从审判实践的角度理解法律法规的实际操作形态，而不仅仅停留在纸面意义的层次。

    重点要抓住与企业经营活动直接相关的法律法规的培训，如公司法、合同法、担保法等与合同相关的法律法规的培训。当然，也可以根据企业业务需要进行某些专业领域法律法规的培训，例如笔者曾经为会计师事务所进行注册会计师执业法律责任的法律讲座、为电信公司做电信法律法规的讲座、为度假村做酒店经营中的法律法规和法律风险的讲座。

    可以聘请企业内部、外部专家为大家进行法律法规的培训，并通过考试检查大家的学习效果，督促大家学法用法守法，并据以发放资格证书。

    在笔者担任企业法律顾问期间，给顾问单位的法律事务岗位资格培训班讲的合同法总则的讲稿是根据中国社会科学院法学研究所民法研究室梁慧星研究员和韩世远博士的合同法总则讲稿改编的，主要是删减了一些学术上的争论和学者们的个人观点。